Kommunikation er en integreret del af kriseledelsen.
Denne generelle plan om krisekommunikation er en overbygning og et supplement til den kommunikation, der er beskrevet i de enkelte indsatsplaner i Lemvig Kommunes beredskabsplan.
Oversigt over internt kommunikationsberedskab
Handlinger
Hvis Chef for Direktionssekretariatet og Kommunikation IKKE er en del af krisestaben, skal følgende ske:
- Ledelsen i den berørte enhed/stab kontakter Chef for Direktionssekretariatet og Kommunikation på tlf. 26 24 97 96.
- Ledelsen i den berørte enhed/stab nedsætter en krisestab, som fordeler roller og udpeger en talsperson.
- Krisestaben afdækker og indsamler fakta, udarbejder responsstrategi og holder løbende tæt kontakt med Chef for Direktionssekretariatet og Kommunikation.
- Chef for Direktionssekretariatet og Kommunikation organiserer kommunikationsarbejdet – evt. i samarbejde med medarbejdere på det berørte område.
Talsperson
Kriseledelsen udpeger en talsperson, som er den eneste, der udtaler sig om situationen – og først når kriselederen har godkendt budskaberne.
Koordinering
De kommunikationsmæssige opgaver koordineres tæt med Politiet og andre myndigheder.
Kommunikationsafdelingen:
- Udarbejder målgrupper og hovedbudskaber
- Opdaterer indhold på kommunens hjemmeside, Facebook, Twitter og intranet – evt. i samarbejde med lokalredaktører
- Koordinerer og rådgiver om pressekontakt efter aftale med kriseledelsen fx om at udsende pressemeddelelser eller holde pressemøde
- Bistår kriseledelsen med at overvåge mediebilledet og vurderer løbende behovet for at informere yderligere, ændringer osv.
Kontaktoplysninger:
Chef for Direktionssekretariatet og Kommunikation Louise Agerbo, tlf. 26 24 97 96.
Kanaler
Kommunikationsafdelingen er ansvarlig for, at kommunens Facebookside, hjemmeside og intranet hurtigt kan aktiveres og opdateres i tilfælde af en krise. Kommunikationsafdelingen kan desuden sende mails til alle medarbejdere, der er oprettet i kommunens it-system ved at bruge distributionslisterne "Alle adm. ansatte" og "Alle uden for Lemvig Rådhus".
Pressen kontaktes efter aftale med krisestaben. Det er den udpegede talsperson, som kontakter pressen og besvarer henvendelser fra pressen.
En række institutioner under Lemvig Kommune har egne Facebooksider, som også kan aktiveres i forbindelse med en krisesituation på deres område.
Regler for krisekommunikation:
- Vær tilgængelig. Kontaktpersoner skal være til at få fat på. Ring altid tilbage, hvis du har lovet det.
- Udpeg en talsmand.
- Hav styr på fakta og opdatér dem løbende.
- Vær så åben og proaktiv som muligt. Når fakta er bekræftet: Gå selv ud med nyheder og opdateringer så hurtigt som muligt. Giv opdateringen en tidsangivelse.
- Fortæl, hvad du ved og kun, hvad du ved. Fortæl, hvornår du forventer at vide mere.
- Erkend, hvis der er begået fejl. Fortæl, hvordan der bliver rettet op på dem.
- Vær i tæt dialog med centrale aktører.
- Vær klar, hvis krisen pludselig vokser sig større.
- Overvåg presseomtale og korrigér fejl med det samme.
- Husk, at Lemvig Kommunes medarbejdere også er en vigtig målgruppe, som skal informeres direkte af kriseledelsen, før de kan læse om krisen i medierne.
Formål
Planen for krisekommunikation skal:
- sikre hurtig og relevant kommunikation med og information til borgere, brugere, ansatte, samarbejdspartnere og andre for at minimere negative konsekvenser af krisen
- bidrage til at løse og følge op på krisen og sikre, at evt. ramte borgere tager ansvar for egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde
- bidrage til at skabe tryghed og tillid til Lemvig Kommune ved at, vi agerer og kommunikerer åbent, handlekraftigt, ansvarligt og empatisk
- undgå, at der opstår et informations-tomrum, der hurtigt bliver fyldt med rygter og spekulationer, som kan forstærke krisen og oplevelsen af krisen.
Nøglespørgsmål
Hvad er der sket?
Hvad, hvor, hvornår?
Hvor mange og hvor længe?
Hvorfor? (formodet årsag)
Hvad er seneste nyt?
Hvad er kommunens rolle i krisen?
Hvad ved vi endnu ikke?
Hvordan skal borgerne forholde sig?
Hvad gør kommunen nu?
Hvem kan man kontakte for mere information?
Hvornår opdaterer vi information næste gang? (Fx på nettet eller ved pressemøde.)